[PENGALAMAN] URUS AKTE KELAHIRAN DI SURABAYA HANYA DUA MINGGU

KBBI - Pelayanan Publik pe·la·yan·an n 1 perihal atau cara melayani pub·lik n orang banyak (umum); semua orang yang datang (menonton, mengunjungi, dan sebagainya)

Dalam dua tahun ini, saya dua kali membuat akte kelahiran. Bukan, saya bukan calo, hehe.. Saya juga tidak membuka jasa pembuatan akte kelahiran. Tapi, dua keponakan saya lahir selang kurang dari 2 tahun. Keponakan pertama lahir Bulan Januari 2018. Dan 2 bulan lalu, adiknya dilahirkan di Rumah Sakit AdiHusada Undaan.

Berkat keponakan saya, akhirnya saya punya pengalaman menarik saat berurusan dengan pelayanan publik di Kota Surabaya. Manarik? Ya karena baru kali ini ngurus akte tinggal unggah dokumen, menyerahkan dokumen ke kelurahan, tunggu, selesai.

Kini, Kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil juga ada di Mall Pelayanan Publik SIOLA

11 tahun lalu, saat keponakan saya yang sekarang sudah kelas 5 SD lahir, mengurus akte harus antri dari jam 4 subuh di kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Manyar Kertoarjo, belakang Samsat. Sangat tidak efektif, karena pagi buta itu hanya mengantri saja, pelayanan tetap buka jam 8, dan proses baru bisa diselesaikan hingga siang. Menguras waktu juga tenaga. Tapi itu dulu. Sekarang warga Surabaya bisa tenang. Mengurus akte kelahiran hanya dua minggu bisa selesai. Kilat khusus.

Sebentar, bicara pengalaman tanpa dijabarin step by step rasanya kok percuma. Coba saya jabarin ya. 

SIAPKAN DOKUMEN PERSYARATAN

Kalau ingin mengurus akte kelahiran, ada dokumen syarat yang perlu disiapkan. Makesure dokumennya lengkap dan legal. Seperti KK, buku nikah dan KTP kedua orang tua bayi, KTP saksi lahir dan Surat Keterangan lahir dari Rumah Sakit atau Bidan.

Untuk Kartu Keluarga, nantinya difotokopi 2 lembar. Dan aslinya akan ditarik oleh Dinas Kependudukan & Pencatatan Sipil. Loh kok ditarik? Iya nanti diganti sama yang baru, yang sudah ada nama dedek bayinya. Istilahnya menambah anggota keluarga yang baru. :)

Buku nikah. Satu yang perlu jadi catatan penting. Kakak saya menikah di Jawa Tengah. Saat saya mengurus akte kelahiran keponakan pertama, saya baru tahu, buku nikah perlu dilegalisir di Pengadilan Negeri Surabaya di Jalan Arjuno. Buku nikah perlu difotokopi 2 lembar. Untuk yang menikah di Surabaya tidak perlu legalisir. Ohya, fotokopinya halaman depan saja ya, bukan semua isi buku, hehe.. Pernah ada yang keliru soalnya. Bilang saja sama tukang fotokopinya, untuk mengurus akte kelahiran, mereka paham. Buku Nikah ini perlu di-scan atau difoto. Kalau memfoto, pastikan fotonya jelas ya biar informasinya bisa dibaca oleh petugas. 

KTP orang tua dan KTP saksi. Untuk saksi kelahiran butuh 2 orang saksi, so KTPnya juga harus dua. Untuk saksi wajib berKTP Surabaya! Untuk KTP luar Surabaya susah dibaca sistem. Untuk fotokopi KTP orang tua, masing-masing 2 lembar. Sedangkan KTP saksi difotokopi 2 lembar juga, tapi dijadikan satu halaman saja. Kenapa kok gitu? Kata Ibu yang menangani pelayanan akte kelahiran di Kelurahan Asemrowo, template upload kolom saksi hanya satu, jadi harus diupload jadi satu. Begitu..

Terakhir, Surat Keterangan Lahir. Surat ini dikeluarkan oleh rumah sakit atau bidan tempat si ibu melahirkan. Misal, punya ponakan saya ini dikeluarkan oleh RS Adi Husada Undaan. Lalu bagaimana kalau melahirkan di rumah? Maaf informasi ini belum saya terima secara utuh, kalau memang lahir dirumah boleh ditanyakan ke kelurahan ya infonya. Atau ke Mall Pelayanan Publik Siola lantai 1 juga boleh. Ohya, surat ini juga perlu difotokopi 2 kali dan discan untuk diupload.

MENGURUS AKTE KELAHIRAN VIA ONLINE

Ini poin pentingnya. Kalau ingin mengurus secara online, silakan buka http://lampid.surabaya.go.id/lahir/. Web ini adalah tempat kita mengunggah seluruh informasi tentang si bayi. Termasuk mengupload Surat Keterangan Lahir dan Buku Nikah. Masukkan data sebenar-benarnya. Beberapa berupa pilihan, misal melahirkan dimana: sistem ini sudah mendaftar seluruh rumah sakit di Surabaya. Ada pula yang sifatnya perlu menulis seperti nomor KK, nomor KTP yang akan dicari secara otomatis oleh sistem.

Jangan salah menuliskan nama bayinya! Ini penting agar nama yang sudah dipersiapkan dengan makna dan filosofinya tidak berubah. Well, ngurus perubahan nama setelah akte kelahiran terbit itu susah sekali. So makesure semua datanya sudah tepat dan benar. Setelah semua data terisi, pada laman terakhir, kita akan diberi notifikasi kalau pendaftaran sudah berhasil. Namun, kita perlu mengupload surat keterangan lahir dan akta nikah. Lainnya akan diupload oleh petugas.

Ngomong-ngomong kok ada bukti bayar denda? Denda apa? Iyak, jadi kalau warga Surabaya telat membuat akte kelahiran yaitu rentang 1 bulan setelah kelahiran si bayi, maka akan dikenakan denda. 

Tampilan akhir web Lampid saat sudah selesai mendaftar

Selesai mengunggah SKK dan Buku Nikah, kita bisa download nomor registrasi kita. Jangan lupa disimpan nomor registrasinya. Kalau saya, saya print juga keterangan registrasi ini, saya tunjukkan saat menyerahkan berkas ke kantor kelurahan.

MENYERAHKAN BERKAS KE KELURAHAN

Berkas-berkas yang sudah kita fotokopi, kita serahkan ke Kantor Kelurahan. Selain berkas fotokopi, bawa juga aslinya. Nanti akan diverifikasi. KK asli & Surat Keterangan Lahir asli akan diambil oleh pihak kelurahan. Setelah menyerahkan berkas, nanti ada formulir yang perlu diisi. Formulirnya warna biru, sudah disediakan oleh Pemerintah Kota Surabaya. Formulir ini perlu ditanda-tangani orang tua si bayi.

Selesai.

Kita akan diberi tanda terima, dimintai nomor telpon untuk nanti konfirmasi kalau akte kelahiran dan KK baru sudah jadi.

Saat itu saya sudah mendaftarkan keponakan saya via online setelah keluar rumah sakit. Dan mengantar berkasnya ke Kelurahan Asemrowo sekitar tanggal 10-an. Saya lupa persisnya. Dan taraaaa pada tanggal 28 Oktober, kakak saya sudah dihubungi pihak kelurahan untuk mengambil akte kelahiran dan KK barunya. Sebenarnya, sebelum tanggal ini, kata kakak saya, ada nomor berkode 031 yang menelpon, tapi tidak terangkat. Seperti keponakan saya yang pertama, kakak saya dihubungi menggunakan telepon kelurahan. Jadi pastikan saat mengurus, nomor yang kita catat di Kantor Kelurahan bisa dihubungi dan aktif.

SMS Pihak Kelurahan 

Catatan penting lainnya, kelurahan Hari Sabtu buka kok. Jadi untuk yang berhalangan menyerahkan berkas weekdays, bisa menyerahkan berkas di Hari Sabtu. Proses ini semua FREE alias GRATIS. Bahkan legalisir di Pengadilan Negeri juga gratis. Kita hanya keluar biaya untuk fotokopi saja.

Kira-kira begitulah mengurus akte kelahiran di Surabaya. Buat kalian yang juga mau mengurus akte kelahiran di Kota Surabaya, semoga informasi ini membantu.